山積みになった仕事がたくさんあるのに、急ぎの仕事が舞い込んできた。限られた時間しかないのに、処理しきれない・・・パニックです。

こんな事がしょっちゅうあるものです。効率を高めながら、ミスの無い仕事をするための整理術で、完璧な仕事を目差そう!

ファイルの整理

紙のファイルや電子ファイル、仕事をすればするほど溜まってくるのが、様々なファイルです。

電子ファイルの整理術は、紙ファイルでも使える方法です。
机を4分割して整理する方法は、机の上に仮想のフォルダがあると考える方法。この方法は私もやっています。
明日、いの一番でやらなきゃならない仕事は、右側の手前と決めています。そうすると、朝出社した時に、スケジュールの確認をするまでもなく、まず、その仕事を片付けます。
ほとんどは顧客への連絡ですが、クリアファイルが右側手前に置いてあると、まずそれを片付ける。右側手前には何も無い日は、いの一番が無い時ですから、今日のスケジュール確認をゆっくり行い、継続中の仕事から手をつけます。

会社によっては、帰るときにデスクの上に物を置いてはいけない! なんて決まりのある会社があります。20年前に勤めていた会社がそうでした。
帰るときにみんなどうしていたかというと、ファイルやら資料やらをごちゃ混ぜにして引き出しにポイ!です。
これでは、デスクの上はキレイですが、整理がされているとは言えません。

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情報の整理

ファイルの中には、様々な情報が含まれています。例えば、技術資料やその技術や商品を扱っている企業名・連絡先などです。
2年前の仕事のファイルの中に、今、必要な情報が眠っている場合もあります。
その情報をどうのように探し出すか?ほとんどの場合には記憶が頼りです。

パソコン内のファイルであれば、キーワードで検索することも出来ますが、他社資料をテキストファイルにして、データとして保存するようなことはしていません。
そこで、パソコンを利用していつでも必要な情報を探し出す方法があります。

業務日誌を書いておくのですが、システム手帳や日記帳ではなく、ブログを使います。
自分のためだけのブログを作りましょう。
無料ブログサービスを使って、非公開の日記を書いていきます。個人情報に該当する内容や守秘義務のある企業情報は、万が一ということがありますので、自分だけが分かるような暗号にしておいて、技術資料名や商品名・企業名は第三者に閲覧されることがあっても、問題がないですから、どんどんメモのようにブログを書いていきます。

○○に関する情報は、△△のファイルに入っているとか、○○の案件に関わった企業リストといったものを記録しておきます。

キーワードによる検索も思いのままですし、情報が財産にもなっていきます。
同じような方法でこんな事をやっている人もいます⇒ ネット上の情報をブログで仕分ける

非公開ブログでも、検索エンジンにインデックスされる可能性がありますので、HTMLのMETAタグには<meta name="robots" content="noindex">を付け加えます。

定期的な仕事のたな卸し

山積みになった仕事を時々整理してみましょう。
難易度と緊急度によって分類します。

仕事の優先度を決める

仕事がたまるとつい簡単なものから手を付け、難しいものほど後回しにしまいがちです。
しかしこれでは、いつも難しい仕事のことが気になって、注意力が散漫になり、ミスをおかしやすいものです。
難しくなおかつ緊急度の高いものからこなしていくのが、上手な仕事術です。

一番マズイのは、依頼された順番に仕事をする!
これでは、お役所仕事になってしまいます。

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