見込み客や顧客とのコミュニケーションは、時間が空くと不安になるものです。資料請求が来てとりあえず資料は送ったが、一ヵ月以上その後のフォローをしていない・・・・こんなケースはありませんか?
資料請求の依頼は、ほとんど電子メールでくることが多く、顧客は当然、インターネット環境があるわけですから、メールを使ったコミュニケーションをどんどんやってほしいと思っています。

メールが苦手だという人は、今はほとんどいません。日常的にもメールを使ったコミュニケーションは当たり前になっていますが、何故か、お客さんあてに出すメールの下手な人がいます。
ビジネス文書のようなメールになってしまいます。
例えば下のようなメールです。

初夏の候、○○様にはその後いかがお過ごしでしょうか。
先日ご送付致しました弊社のパンフレットは目を通していただけましたでしょうか。
資料請求のご依頼メールでは、2年後のご計画とのことでございましたが、ハウスメーカーはたくさんあり、ご検討に際しては迷われることもあろうかと思います。
弊社では宿泊体験施設をご用意して、実際に弊社が造る住宅の体験をしていただいております。
ご都合のよい時に是非、祝迫体験なされますようお勧めいたします。
では、お会いできる機会をお待ち申し上げております。
失礼致します。
虎の巻ホーム 営業太郎

このメールを語り口調に直してみます。
さらに、センテンスごとに段落を設けます。

○○様
こんにちは 虎の巻ホーム営業太郎です。

先日は資料のご請求 有難うございました。

さっそくお送りしましたが、目を通されましたでしょうか?


資料にもございましたが
当社では、宿泊体験施設を用意して、ご希望のお客様に
1泊2日のオーナー体験をしていただいています。

体験されたお客様からは
『モデルハウスをただ見るよりは、すごく参考になった』
と喜ばれています。

好評のため、今月いっぱいは予約で埋まっていますので
来月の中旬あたりに、予定を立てられては・・・・
と思います。

改めてご連絡いたしますので、ご検討お願いします。
それでは失礼します。

いかがでしょうか?
かなり読みやすいメールになりました。しかも、堅苦しい印象がありません。
親しみがありながらも丁寧な文章になっています。

メールは電話と手紙のいいとこ採り

電話は、すぐにメッセージを伝える事ができます。しかも会話ですので、言葉のニュアンスから相手の心の内を知ることも出来ます。
手紙は記録として残りますので、いつでも繰返しメッセージを確認できます。

メールには、この両方のいいところが含まれています。
相手の心の内は読めませんが、自分の心の内を相手に伝えることはできます。

行間を読むという言葉がありますが、
メールは読んでもらえそうな行間を作ることができます。

それが、文章のリズムです!
文章にリズムがあると、あたかも目の前で会話をしているかのように、言葉が伝わっていきます。事務的な文章ではこれがありません。
どんなに伝えたい事があっても、すごくお客さんにとってはあり難い情報でも、文章ひとつで伝わらない事もあります。
一度、自分のメールを点検してみて下さい。言葉の裏側の感情が伝わってきますか?

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